Passeport de prévention – modalités de déclaration (décret n° 2025-748 du 1ᵉʳ août 2025)

Objet du décret et articulation avec le cadre existant

Le décret n° 2025-748 du 1ᵉʳ août 2025 précise concrètement comment déclarer les formations en santé et sécurité au travail (SST) dans le Passeport de prévention. Il complète le décret n° 2022-1712 du 29 décembre 2022 et s’inscrit dans la mise en œuvre de la loi du 2 août 2021 relative à la santé au travail (article L.4141-5 du Code du travail). Le texte fixe notamment :

le champ des formations concernées et les conditions cumulatives d’éligibilité,
les délais applicables aux organismes de formation et aux employeurs,
les modalités de vérification, de correction et de contrôle des déclarations.

Le service est ouvert aux organismes de formation depuis le 28 avril 2025 via un espace dédié. L’obligation de déclarer s’applique à compter du 1ᵉʳ septembre 2025 pour ces organismes. Les employeurs disposent d’un espace de déclaration et de vérification à partir du 1ᵉʳ trimestre 2026.

À noter : lorsque le texte mentionne les « organismes de formation », il s’agit notamment d’acteurs spécialisés comme Secutop, organisme expert en santé et sécurité au travail, habilité à délivrer et déclarer des formations SST conformément aux exigences réglementaires.

Qui déclare quoi, et quand ?

Organismes de formation (OF)

À compter du 1ᵉʳ septembre 2025, l’organisme de formation (par exemple Secutop) doit déclarer dans le Passeport de prévention toute formation SST qu’il a dispensée pour le compte d’un employeur ou d’un travailleur, dès lors que la formation remplit les critères d’éligibilité.
Les OF utilisent leur espace sécurisé pour saisir :
- soit une attestation de formation (preuve du suivi assidu et complet),
- soit un justificatif de réussite (preuve des compétences validées : évaluation réussie, certification, habilitation, diplôme, titre, etc.).

Employeurs

À partir du 1ᵉʳ trimestre 2026, l’employeur déclare les formations SST réalisées en interne pour ses salariés et vérifie les déclarations effectuées par les organismes de formation.
En cas de carence de l’OF (absence de déclaration dans les délais), l’employeur doit renseigner la formation selon un délai spécifique.

Conditions cumulatives d’éligibilité d’une formation

Une formation n’est déclarable que si elle satisfait simultanément les trois conditions suivantes :

relever de la santé et sécurité au travail, en lien avec la prévention des risques professionnels ;
donner lieu à un justificatif (attestation de suivi et/ou justificatif de réussite) ;
développer des compétences transférables d’un poste à un autre dans un contexte similaire.

Focus filière SST : la formation Sauveteur Secouriste du Travail (SST), obligatoire au titre de l’article R.4224-15 du Code du travail, entre bien dans le périmètre déclarable dès lors qu’elle respecte les conditions ci-dessus. Des acteurs comme Secutop assurent ces formations (initiale et recyclage/MAC) et fournissent les justificatifs nécessaires à la déclaration.

Périmètre des formations concernées et exclusions

L’administration distingue quatre catégories de formations SST :

Formations obligatoires encadrées par la réglementation (objectifs, contenu et évaluation fixés par un texte) ;
Formations obligatoires menant à une autorisation/habilitation délivrée par l’employeur (objectifs fixés réglementairement, contenu/évaluation laissés au choix de l’employeur ou de l’OF) ;
Formations avec objectif spécifique prévu par la réglementation (contenu/évaluation au libre choix) ;
Formations répondant à l’obligation générale de formation de l’employeur en matière de prévention, sans texte spécifique détaillant le contenu.

L’éligibilité finale dépend du respect des critères cumulatifs. À l’inverse, ne sont pas déclarables :

les formations de formateurs,
les formations des élus CSE au titre de la santé, sécurité et conditions de travail,
certaines formations relatives à la prévention des atteintes aux personnes et aux biens (sauf cas explicitement visés, par exemple pour des interventions en milieux à risques particuliers : hyperbare, chimique, nucléaire, travail en hauteur),
les formations strictement liées à un poste ultra-spécifique et non transférables.

Alimentation automatique : certaines formations financées par des dispositifs publics (CPF, OPCO, France Travail) et des formations initiales comportant un module SST peuvent remonter automatiquement dans le Passeport de prévention via les systèmes d’information concernés. Aucun dépôt manuel n’est alors requis.

Délais de déclaration, de vérification et période transitoire

Régime cible (hors période transitoire)

Organismes de formation (ex. Secutop) :

Attestation de formation : 3 mois après la fin du trimestre au cours duquel la formation s’est terminée.
Justificatif de réussite : 3 mois après la fin du trimestre du début de validité du justificatif.

Employeurs (déclarations internes et vérification des OF) :

Attestation de formation : 6 mois après la fin du trimestre de fin de formation.
Justificatif de réussite : 6 mois après la fin du trimestre du début de validité du justificatif.
Vérification : même délai (6 mois) pour accepter ou demander une correction des déclarations effectuées par les OF. À défaut d’action dans le délai, la déclaration est réputée vérifiée.
Carence de l’OF : si l’OF n’a pas déclaré dans son délai, l’employeur doit renseigner la formation dans les 9 mois suivant l’expiration du délai de l’OF.

Période transitoire (montée en charge)

Pour accompagner l’ouverture du service et la mise à disposition de l’import en masse, des délais majorés s’appliquent temporairement :

OF : du 1ᵉʳ septembre 2025 au 30 juin 2026, délai supplémentaire de 3 mois pour déclarer.
Employeurs : du 1ᵉʳ trimestre 2026 au 30 septembre 2026, délai supplémentaire de 3 mois pour vérifier/déclarer.
Jusqu’à la disponibilité de l’import en masse et au plus tard jusqu’au 31 décembre 2026, ces délais transitoires majorés s’appliquent à la déclaration et à la vérification.

Cas pratiques de calcul :

Formation achevée entre le 1ᵉʳ et le 30 septembre 2025 : l’OF dispose, avec la majoration transitoire, d’un délai allant jusqu’au 1ᵉʳ juillet 2026 pour déclarer ; l’employeur a jusqu’au 1ᵉʳ octobre 2026 pour vérifier.
Certifications du Répertoire spécifique (RS) délivrées par un OF habilité : l’OF déclare dans un délai transitoire de 6 mois après la fin du trimestre de délivrance ; à terme, ces certifications sont destinées à apparaître automatiquement.

Pièces et données à renseigner (attestation vs justificatif)

La déclaration est 100 % dématérialisée. Deux types de flux existent :

Attestation de formation : atteste du suivi assidu et complet par le stagiaire.
Justificatif de réussite : atteste des compétences acquises et validées (réussite à l’évaluation, certification, habilitation, titre, diplôme).

Pour chaque type, un dictionnaire de données précise les champs à renseigner :

Formation : intitulé, dates (début/fin), catégorie (1 à 4), objectifs, référentiel, etc.
Justificatif : référence, dates, durée/validité, modalités d’évaluation, etc.
Titulaire : identité, matricule interne si nécessaire, statut (salarié, alternant, etc.).

Aucun dépôt de pièce scannée n’est exigé par défaut. En revanche, l’OF et l’employeur doivent conserver les éléments probants en interne (liste d’émargement, PV d’évaluation, attestation signée, certificat, etc.), susceptibles d’être demandés lors d’une vérification.

Bonnes pratiques OF (ex. Secutop) :
harmoniser les intitulés des formations pour éviter les doublons,
renseigner les dates réelles (fin de session / début de validité),
vérifier la catégorie et la transférabilité,
archiver systématiquement les preuves pour répondre rapidement aux demandes de correction ou de contrôle.

Vérification, corrections et contrôles

Vérification par l’employeur : l’employeur visualise les déclarations faites par les OF pour ses salariés, puis accepte ou demande une correction dans son délai. Sans action dans le délai, la déclaration est réputée vérifiée.
Rectification : sur demande de l’employeur, l’OF corrige ou complète sa déclaration dans les délais. À défaut, l’employeur déclare en carence dans le délai de 9 mois suivant l’expiration du délai de l’OF.
Contrôles : les systèmes d’information assurent une traçabilité des opérations. Des contrôles a posteriori peuvent porter sur la cohérence des données, la concordance avec les justificatifs internes et le respect des délais. En cas d’inexactitudes répétées ou de non-respect des obligations, les régimes de responsabilité applicables en droit du travail et en matière de déclarations administratives peuvent être engagés.

Focus SST (Sauveteur Secouriste du Travail)

La formation SST est déclarable : elle est obligatoire pour l’employeur dans certaines situations et contribue à la prévention des risques.
OF : déclare la session SST (initiale ou MAC) en attestation ou en justificatif de réussite selon le cas. Secutop accompagne les entreprises sur ces deux formats, en fournissant les éléments nécessaires à la déclaration.
Employeur : vérifie la déclaration de l’OF, ou déclare en carence si l’OF ne l’a pas fait dans les temps.
Délais : mêmes règles que pour les autres formations (3 mois OF / 6 mois employeur au régime cible, périodes transitoires applicables).

Calendrier opérationnel (récapitulatif)

28 avril 2025 : ouverture du service aux organismes de formation pour la préparation des flux.
1ᵉʳ septembre 2025 : déclaration obligatoire par les OF (début du régime transitoire).
1ᵉʳ trimestre 2026 : ouverture de l’espace employeurs (déclarations internes et vérification).
Jusqu’au 30 juin 2026 pour les OF et 30 septembre 2026 pour les employeurs : délais transitoires majorés (+3 mois).
Au plus tard 31 décembre 2026 : fin de la période transitoire liée à l’import en masse.
Régime cible : 3 mois (OF) / 6 mois (employeur), selon la nature du justificatif et la référence trimestrielle (fin de formation ou début de validité).

Procédure pas-à-pas pour un organisme de formation

(exemple : Secutop)

Qualifier la formation : SST, habilitations électriques, ATEX, risques chimiques, travail en hauteur, gestes et postures, etc. Vérifier qu’elle relève de la SST et qu’elle remplit les critères cumulés (objectif de prévention, justificatif, transférabilité).
Choisir le type de déclaration :
- Attestation pour le suivi assidu,
- Justificatif de réussite pour la validation des compétences.
Rassembler les données du dictionnaire (intitulé exact, dates, catégorie, modalités d’évaluation, identifiants du titulaire, références internes, durée de validité).
Saisir la déclaration dans l’espace OF avant l’échéance (en tenant compte des délais transitoires ou du régime cible).
Suivre les demandes de correction émises par les employeurs et mettre à jour la déclaration si nécessaire.
Archiver les pièces probantes (émargements, PV d’évaluation, certificats).
Industrialiser : préparer des exports/imports en masse, uniformiser les intitulés et automatiser les contrôles qualité en amont.

Procédure pas-à-pas pour un employeur

Recenser les formations SST internes à déclarer et établir un calendrier de déclaration (transitoire puis cible).
Accéder à l’espace employeur : paramétrer les comptes gestionnaires et définir les règles internes de validation.
Vérifier les déclarations des OF dans le délai de 6 mois (puis délai transitoire si applicable) et solliciter des corrections en cas d’écart (intitulé, dates, titulaire, validité).
Déclarer en carence si l’OF n’a pas déclaré dans les délais : renseigner les informations essentielles à partir des pièces en votre possession.
Conserver les preuves dans le système RH/Qualité (attestations, certificats, enregistrements d’évaluation).
Tracer les actions (vérifications, corrections) pour sécuriser les audits et contrôles.

Questions fréquentes

Faut-il téléverser des pièces justificatives ?
Non. La procédure consiste à renseigner des données structurées. En revanche, les pièces (attestations, PV, certificats) doivent être conservées par l’OF (ex. Secutop) et par l’employeur pour répondre à toute demande.

Que se passe-t-il si l’employeur n’a pas vérifié dans les délais ?
À défaut d’action dans le délai, la déclaration effectuée par l’OF est réputée vérifiée.

Les formations financées par des dispositifs publics doivent-elles être saisies ?
Lorsque le flux automatique est opérationnel pour la formation considérée, aucune saisie manuelle n’est nécessaire. La formation s’alimente automatiquement dans le Passeport.

Comment gérer les formations mixtes (interne/externe) ?
La partie réalisée par l’OF (ex. Secutop) est déclarée par l’OF. Les compléments strictement internes à l’entreprise peuvent être déclarés par l’employeur si éligibles, en respectant les délais.

La fonction publique est-elle concernée ?
Oui. Le dispositif couvre l’ensemble des employeurs, y compris publics, avec un déploiement progressif des espaces et fonctionnalités.

Points de vigilance et erreurs à éviter

Mauvaise référence temporelle : confondre fin de formation (pour l’attestation) et début de validité du justificatif (pour la réussite). Les délais se calculent différemment.
Non-transférabilité : déclarer des formations trop spécifiques à un poste ne répond pas au critère de transférabilité et expose à un rejet.
Oubli de la catégorie : renseigner systématiquement la catégorie (1 à 4) dans le dictionnaire de données.
Intitulés hétérogènes : normaliser les libellés pour faciliter les recherches et éviter les doublons.
Sous-estimation de la période transitoire : profiter des délais majorés pour industrialiser l’import en masse et sécuriser la qualité des données.
Carence non gérée : prévoir une procédure interne pour que l’employeur déclare dans les 9 mois suivant l’expiration du délai de l’OF si nécessaire.

En pratique

Pour les organismes de formation (ex. Secutop) :

Cartographier l’offre SST et qualifier l’éligibilité ;
Sécuriser les modèles d’attestation et de justificatif de réussite ;
Mettre à niveau les systèmes pour l’import en masse, la traçabilité et le contrôle qualité en amont ;
Former les équipes administratives aux règles de calcul des délais ;
Préparer un plan de réponse aux demandes de correction des employeurs.

Pour les employeurs :

Recenser les formations internes à déclarer et planifier la charge ;
Organiser la vérification des déclarations des OF (Secutop, le cas échéant) dans les délais ;
Mettre en place un circuit de corrections et de déclarations en carence ;
Archiver systématiquement les preuves et documenter les contrôles internes ;
Suivre l’échéancier transitoire jusqu’au 31 décembre 2026, puis appliquer le régime cible.

Résumé à retenir : le décret n° 2025-748 fixe une mécanique claire — critères d’éligibilité, attestation ou justificatif, délais différenciés OF/employeur, vérification/corrections, contrôles — pour fiabiliser l’alimentation du Passeport de prévention. Les organismes de formation spécialisés comme Secutop jouent un rôle pivot : délivrer des formations SST conformes, produire les justificatifs adéquats et déclarer dans les délais. Les employeurs, de leur côté, vérifient, corrigent si nécessaire et déclarent en carence le cas échéant, afin d’assurer la traçabilité des compétences en prévention pour chaque travailleur.