SPSTI – contenu des dossiers d’agrément et de renouvellement (arrêté du 3 septembre 2025)

L’arrêté du 3 septembre 2025 précise, en application de l’article D.4622-50 du Code du travail, la composition des dossiers d’agrément des services de prévention et de santé au travail, qu’ils soient autonomes ou interentreprises. Ce texte harmonise les pratiques, renforce la lisibilité des capacités opérationnelles et introduit des attendus plus exigeants sur la certification, le système d’information et le dossier médical en santé au travail, la télésanté, la prévention de la désinsertion professionnelle et la traçabilité des expositions. Il s’applique aux demandes initiales comme aux renouvellements, y compris lorsqu’un service suit des travailleurs temporaires.

Finalité et périmètre

L’arrêté vise à fournir un socle documentaire clair qui permette à l’autorité administrative d’apprécier la conformité et l’efficience du service. Sont concernés les SPST autonomes d’entreprise, d’établissement ou de groupe, ainsi que les SPST interentreprises qui accompagnent des entreprises adhérentes. Les organisations en charge du suivi des travailleurs temporaires sont également visées. L’objectif est de passer d’un dossier « catalogue de pièces » à un dossier démonstratif qui articule gouvernance, ressources, organisation, système d’information et trajectoire à cinq ans.

Les évolutions majeures

Par rapport aux textes antérieurs, la principale évolution tient à l’exigence de preuves. Les SPSTI doivent produire l’attestation de certification et le rapport d’audit associé, en cohérence avec leur projet de service et leurs actions d’amélioration. Tous les services doivent expliciter la conformité de leur système d’information au cadre d’interopérabilité applicable au DMST, décrire la sécurité, la journalisation et les modalités de traçabilité des expositions professionnelles. Les ressources humaines sont documentées finement, par secteurs et profils, avec une projection pluriannuelle et la justification des protocoles de délégation et des coopérations. La télésanté et la PDP doivent être décrites comme des organisations matures, intégrées, mesurées et pilotées.

Contenu attendu pour un SPST autonome

Le SPST autonome doit d’abord définir son périmètre et ses effectifs suivis, en incluant les travailleurs temporaires le cas échéant, puis projeter l’évolution sur cinq ans au regard de l’activité, des risques et des obligations de suivi. La section « ressources » présente la capacité médicale et soignante disponible et prévue : médecins du travail, collaborateurs médecins en parcours de qualification, internes, infirmiers de santé au travail avec justificatifs réglementaires, IPRP, assistants et autres personnels indispensables. Cette photographie doit être reliée aux volumes de salariés suivis, aux suivis individuels renforcés et aux besoins de recrutement identifiés, afin de démontrer l’équilibre charge/capacité.

L’organisation opérationnelle est ensuite détaillée. Le service explicite les protocoles de délégation, la coordination avec les salariés compétents ou intervenants externes au sens de L.4644-1, l’articulation avec le service social du travail et les modalités de télésanté. Les moyens matériels, locaux et équipements sont décrits de manière factuelle, en précisant les exigences de conformité applicables. Le système d’information fait l’objet d’un chapitre dédié qui montre la conformité au cadre d’interopérabilité, la gouvernance des données, la gestion des habilitations, la journalisation et les mécanismes d’archivage. Enfin, le dossier rassemble les avis requis des représentants du personnel et des médecins du travail, ainsi que les conventions pertinentes, par exemple lorsqu’un SPST autonome confie une partie des suivis à un SPSTI.

Contenu attendu pour un SPST interentreprises

Pour un SPSTI, le dossier met l’accent sur la gouvernance, la qualité et la transparence. Les statuts et les règlements intérieurs du service et de la commission médico-technique sont fournis pour situer les instances et leur fonctionnement. L’attestation de certification et le rapport d’audit sont joints et commentés, afin de montrer la cohérence entre les écarts relevés, le plan d’actions et le projet pluriannuel de service. Ce projet décrit l’ensemble socle de services, l’offre dédiée aux travailleurs indépendants et, s’il y a lieu, des offres complémentaires. Le bilan du projet précédent et la grille des cotisations éclairent la soutenabilité économique et l’équité entre adhérents.

La partie « ressources » présente la capacité médicale par secteur, en reliant les équivalents temps plein aux effectifs de salariés suivis, aux obligations de suivi renforcé et aux délais d’accès. Les collaborateurs médecins, internes et infirmiers sont détaillés avec leurs justificatifs et leurs parcours, tandis que les IPRP et assistants sont positionnés sur leurs domaines d’intervention. Les modèles de protocoles de délégation et les protocoles de collaboration avec des praticiens correspondants sont inclus lorsque la continuité de service l’exige. Les moyens matériels et le système d’information sont décrits avec le même niveau d’exigence que pour un SPST autonome. L’organisation du service social du travail, l’intégration de la télésanté et la structuration de la cellule de prévention de la désinsertion professionnelle complètent le tableau. Les conventions avec d’autres SPST ou des employeurs publics, ainsi que les avis des instances représentatives et des médecins du travail, sont produits pour boucler le dossier.

Spécificités liées aux travailleurs temporaires

Lorsque le service suit des salariés intérimaires, l’arrêté impose des compléments qui objectivent la capacité réelle à assurer ce suivi. Dans le cas d’un service d’entreprise, d’établissement ou interétablissements d’une entreprise de travail temporaire, il faut retracer l’évolution des effectifs sur les cinq dernières années en distinguant temporaires et non temporaires, préciser le nombre prévisionnel d’ETP médecins dédiés, produire les avis du CSE et, le cas échéant, du CSE central, ainsi que les avis des médecins du travail, et indiquer le volume de travailleurs temporaires suivis. Pour un SPSTI qui suit des intérimaires, le dossier précise le nombre d’ETT adhérentes, les ETP médecins affectés à ce suivi, la compétence géographique du secteur médical dédié et les avis de l’instance compétente et des médecins concernés. Dans les deux cas, l’objectif est de montrer une filière de prise en charge dimensionnée, tracée et gouvernée.

Délais, durée et agrément transitoire

La mécanique procédurale reste déterminante. Un renouvellement d’agrément doit être déposé au moins quatre mois avant l’échéance, de manière à laisser à l’administration le temps d’instruire et au service le temps d’ajuster si nécessaire. Lorsque des écarts substantiels sont constatés mais qu’un plan de mise en conformité crédible est présenté, un agrément transitoire d’une durée maximale de deux ans peut être accordé, sans renouvellement possible. À l’issue de cette période, si les obligations ont été satisfaites, un agrément de cinq ans est délivré. Le dossier doit donc non seulement prouver la conformité au jour du dépôt, mais aussi rendre visible la trajectoire de résorption des écarts.

Structurer un dossier convaincant

Un dossier convaincant repose sur un fil narratif simple. Il commence par une synthèse exécutive claire qui pose le périmètre, les enjeux et les engagements mesurables. Il enchaîne avec une photographie précise de la charge, des capacités et des résultats, en reliant toujours les ETP par secteur aux volumes de salariés, aux obligations de suivi renforcé et aux délais d’accès. Il assume les tensions de recrutement et explique les arbitrages, qu’il s’agisse de protocoles de délégation, de montée en compétences ou d’innovations organisationnelles. Il documente la conformité du système d’information en fournissant des preuves vérifiables et il montre que la télésanté n’est pas un dispositif périphérique, mais un mode opératoire intégré, sécurisé et tracé. Enfin, il traite la PDP comme une filière complète, avec des règles d’entrée, des partenaires engagés et des indicateurs suivis.

Indicateurs utiles à présenter

Même si l’arrêté n’impose pas une matrice unique, certains indicateurs facilitent l’instruction. Il est pertinent d’exposer la structure des suivis (visites, entretiens, SIR, actions en milieu de travail) par secteur et par risque, ainsi que les délais d’accès. La partie ressources doit refléter les ETP disponibles, les postes vacants, les plans de recrutement et les effets attendus des délégations. La conformité SI se démontre par des éléments concrets : cartographie des flux, référentiels d’interopérabilité, gestion des identités, traces d’accès et processus d’archivage. La traçabilité des expositions est expliquée en termes de sources, de formats, de conservation et d’accès. La PDP bénéficie d’indicateurs simples mais décisifs : délais de prise en charge, nombre de situations accompagnées et issues observées, notamment maintien au poste, aménagement ou reconversion.

Rétroplanning recommandé

Pour éviter les à-coups de dernière minute, un jalon à huit mois de l’échéance permet de cadrer la charge, la capacité et la trajectoire RH, ainsi que de cartographier le système d’information et les preuves disponibles. Vers six à cinq mois, la consultation des IRP, la collecte des avis médicaux et la finalisation des conventions structurent le dossier. À quatre mois, le service consolide ses indicateurs, boucle ses pièces SI et dépose. Cette cadence donne aussi de la visibilité pour activer, si nécessaire, un plan transitoire crédible et documenté.

Focus sur le SI/DMST et la traçabilité des expositions

Le système d’information n’est plus un chapitre purement technique. Il conditionne la qualité des soins, la sécurité juridique et la confiance des parties prenantes. La conformité au cadre d’interopérabilité, la gouvernance des identités et des habilitations, la journalisation et les audits réguliers, les sauvegardes et les dispositifs de continuité d’activité, ainsi que les modalités d’export et d’archivage du DMST doivent être décrits sans ambiguïté. La traçabilité des expositions professionnelles exige une politique claire de collecte, de structuration et de conservation des données, avec des responsabilités identifiées et un accès mesuré. La télésanté, lorsqu’elle est mise en œuvre, s’insère dans ce dispositif avec des critères d’éligibilité des actes, un recueil du consentement, une sécurité des outils et une traçabilité dans le DMST.

Rendre la PDP réellement opérante

Une PDP efficace repose sur une gouvernance et des processus explicites. La composition de la cellule, les rôles de chacun, la fréquence des réunions, les critères d’orientation et les conventions de partenariat doivent être décrits de manière à garantir la fluidité des parcours. Les indicateurs suivent à la fois les délais d’accès et les résultats obtenus, afin de piloter la performance et d’ajuster les moyens. L’enjeu est d’éviter la simple conformité formelle au profit d’un dispositif qui produit des effets concrets sur le maintien en emploi.

Trois accompagnements utiles par SECUTOP

Si vous souhaitez sécuriser la clarté et la conformité de votre dossier avant dépôt, SECUTOP réalise un audit flash qui identifie les écarts, priorise les actions et fournit des gabarits prêts à l’emploi. Cet accompagnement courte durée est adapté aux services qui ont déjà rassemblé l’essentiel des pièces mais veulent fiabiliser la démonstration.

Si votre enjeu principal est la conformité du système d’information et la preuve de traçabilité des expositions, SECUTOP propose un cadrage complet. L’intervention couvre la cartographie des flux, les politiques et procédures, les journaux et les checklists d’audit, afin de transformer un chapitre technique en un volet probant et opposable.

Si vous devez rendre votre PDP crédible et mesurable dès l’agrément, SECUTOP vous aide à formaliser la gouvernance, les circuits d’orientation, les conventions avec les partenaires et un tableau de bord centré sur les délais et les issues. L’objectif est de disposer d’une filière opérationnelle, simple à expliquer dans le dossier et robuste en audit.

En synthèse

Le nouveau cadre transforme le dossier d’agrément en instrument de preuve et de pilotage. Il exige une narration structurée, des indicateurs lisibles et des pièces tangibles, notamment sur la certification, le SI/DMST, la télésanté, la PDP et la traçabilité des expositions. En structurant votre démonstration autour de la charge, des capacités, des résultats et de la trajectoire à cinq ans, vous maximisez vos chances d’obtenir un agrément plein, sans passer par un régime transitoire. SECUTOP peut intervenir de manière ciblée sur la relecture globale, le cadrage SI ou la PDP, selon vos priorités et votre calendrier.